La productividad empresarial se define como la cantidad de tareas y metas conseguidas que contribuyen al alcance de los objetivos de una empresa, en función del tiempo invertido. En la era digital actual, las empresas se sirven de diversas soluciones de software empresarial para automatizar o agilizar sus operaciones, de esta forma pueden ahorrar grandes cantidades de recursos y utilizar su tiempo de forma estratégica.
Tabla de Contenidos
- Importancia del software empresarial
- Impacto de la comunicación y el uso de software empresarial
- Herramientas de comunicación y software empresarial
- CRM
- Software de Project Management
- Chatbots
- Almacenamiento en la nube
- Conmutador virtual
- Troncal SIP
- CMS
- Call Center
- Plataforma de email marketing
- Solución de envío de SMS masivos
- Qué software empresarial utilizar
Importancia del software empresarial
El nivel de productividad es un factor determinante en el éxito o fracaso de una empresa, puesto que la satisfacción de los clientes está en función del tiempo de entrega de un producto o servicio y de la rapidez de respuesta a sus dudas o peticiones. Cuando los procesos internos de una empresa se encuentran optimizados y existe una buena logística, se puede destinar más tiempo a las actividades que generan el mayor impacto sobre los objetivos de la compañía. La utilización de software empresarial, está profundamente ligada al nivel de productividad empresarial, porque permite acelerar la velocidad de producción, automatizar procesos, ahorrar recursos, y aumentar la eficiencia en la comunicación.
Impacto de la comunicación y el uso de software empresarial
La comunicación tiene un gran impacto en el nivel de productividad de una empresa, entre menos intermediarios existan en dar atención a un cliente, más directa será la comunicación y mayor será la rapidez en la solución de sus dudas, de esta forma se evitará caer en la trampa del teléfono descompuesto. La comunicación interna también es indispensable para que exista sinergia en los equipos de trabajo y que puedan actuar de manera coordinada y alineada a los objetivos de la compañía. Con una comunicación empresarial eficiente se puede agilizar el flujo de trabajo, ahorrar tiempo y evitar errores y contra tiempos que consuman los recursos de la empresa. Existen numerosas soluciones de software empresarial que mejoran la comunicación y la eficiencia de las empresas.
Herramientas de comunicación y software empresarial
En la era digital actual, la comunicación y la productividad empresarial dependen en su mayoría de las herramientas tecnológicas que se instalen y se utilicen, cada una tiene la función de cubrir una necesidad específica, por ejemplo, para conseguir una comunicación directa con el área especializada en resolver determinadas situaciones, se utilizan extensiones telefónicas, y para dar un seguimiento de cada caso en particular, se utiliza una herramienta llamada CRM (Customer Relationship Manager), la cual funciona para gestionar las relaciones y comunicación con los clientes. Estas son algunas de las herramientas de comunicación y software empresarial más utilizadas:
- CRM (Customer Relationship Manager)
- CMS (Content Management System)
- Conmutador de extensiones telefónicas
- Chatbots
- Almacenamiento en la nube
- Troncal SIP
- Call Center virtual
- Plataforma de Email marketing
- Solución de envío de SMS masivos
CRM
Un administrador de las relaciones con el cliente (Customer Relationship Management) es un software empresarial que se utiliza para dar seguimiento a relación de cada persona que interactúa con la empresa, a través de esta herramienta se pueden calificar a los leads a traves de la segmentación con la aplicación de filtros. Esto permite mejorar la comunicación con los prospectos y realizar acercamientos estratégicos por parte del equipo de ventas.
Conoce a mayor profundidad qué es un CRM y cómo funciona.
Software de Project Management
Un software de gestión de proyectos es una herramienta utilizada para la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una empresa, con el fin de dar seguimiento y completar los proyectos planteados por dicha entidad.
Le permite a los gerentes de proyecto (Project Managers) y a las partes interesadas, comunicarse de manera eficiente, establecer metas y fechas límite para la entrega de actividades. También se puede administrar el presupuesto y la documentación de los proyectos.
CMS
Un sistema de administración de contenido, o Content Management System, es un software que permite crear, administrar y modificar un sitio web y su contenido, sin necesidad de conocimientos técnicos demasiado especializados.
En pocas palabras, un sistema de administración de contenido, es una herramienta que facilita la creación y gestión de un sitio web y su contenido, sin necesidad de escribir todo el código desde cero, e incluso, sin saber cómo programar. Con un CMS se puede ahorrar el tiempo y dinero que implica construir una página web a través de código.
Chatbots
Un chatbot es un software o programa informático que simula una conversación humana o “charla” a través de interacciones de texto o voz.
Los chatbots pueden facilitar a los usuarios la búsqueda de la información que necesitan respondiendo a sus preguntas y solicitudes, a través de entrada de texto, entrada de audio o ambas, sin necesidad de intervención humana.
Las empresas cada vez utilizan más a los chatbots para automatizar y agilizar la comunicación con sus clientes, debido a que reduce los costos generales, reduce la carga de trabajo del personal de soporte y permite a las organizaciones brindar servicio al cliente las 24 horas del día.
Almacenamiento en la Nube
El almacenamiento en la nube es un modo de almacenamiento de datos en el que los datos digitales se almacenan en servidores en ubicaciones externas. Los servidores son mantenidos por un proveedor externo que es responsable de alojar, administrar y proteger los datos almacenados en su infraestructura. El proveedor garantiza que los datos en sus servidores estén siempre accesibles a través de conexiones a Internet públicas o privadas.
Este tipo de almacenamiento permite que las organizaciones almacenen, accedan y mantengan datos, de tal forma que no necesiten poseer y operar sus propios centros de datos, lo que les permite enfocar sus recursos en otras áreas que consideren más importantes. El almacenamiento en la nube es escalable, lo que le permite a las organizaciones comprar más espacio, de acuerdo a sus necesidades.
Conmutador Virtual
Las extensiones telefónicas son una excelente opción para reducir los intermediarios, porque contactan al cliente con el área especializada en resolver sus necesidades, además de que le dan una imagen de seriedad y profesionalismo a la empresa. Para integrar extensiones telefónicas a un negocio se utiliza un conmutador telefónico, este puede ser virtual, de tipo PBX y Voip.
Conoce a mayor profundidad qué es una extensión telefónica y qué significa Voip.
Troncal SIP
El estándar SIP (Session Initiation Protocol), permite que las llamadas de voz se hagan a través de VoIP (voice over IP), para ello se recurre a los troncales SIP, que reemplazan los servicios de llamadas por conexión tradicional a llamadas realizadas por internet. En pocas palabras un troncal SIP funciona como una línea telefónica, pero las llamadas telefónicas se hacen a través de internet. Los conmutadores VoIP de la empresa se conectan a la red de telefonía del exterior a través de los troncales SIP.
Aunque el funcionamiento de los conmutadores es muy similar a los tradicionales, ahora es posible entablar la comunicación sin depender de un dispositivo físico instalado.
Cónoce a mayor profundidad qué significa SIP.
Call Center
Un call center es un lugar donde se realizan o reciben llamadas de manera intensiva, se busca entablar comunicación con los consumidores y clientes potenciales de empresas a la que se les ofrecen los servicios. En estos centros se gestionan datos y contactos, su modelo de negocio depende ampliamente del capital humano.
A través de las llamadas telefónicas se genera una comunicación más cercana, cálida y natural con los clientes potenciales, a diferencia del uso exclusivo de chatbots y respuestas automáticas. Los call centers ofrecen servicio al cliente, proveen información y soporte acerca de los productos y servicios de la empresa que los contrata.
También existen los contact center, que utilizan diversos medios para contactar a las personas, no solamente a través de llamadas telefónicas, también utilizan envío de sms masivos y redes sociales
Plataforma de Email Marketing
El software de marketing por correo electrónico permite a los usuarios crear, enviar y rastrear correos electrónicos con base en su lista de suscriptores. Este software agiliza la creación de correos electrónicos, mejora el diseño y también permite ver métricas clave, como tasas de apertura y tasas de clics. Las plataformas avanzadas cuentan con la función de automatizar los envíos en con base en el comportamiento del usuario, lo que aumenta la probabilidad de apertura e interacción, debido a que el correo electrónico se envía en el momento más oportuno, además de que se puede personalizar de acuerdo a los intereses del usuario.
El marketing por correo electrónico es una herramienta de marketing eficaz para casi cualquier industria. Por ejemplo, una tienda de comercio electrónico puede automatizar un correo electrónico de seguimiento si un usuario deja un artículo en su carrito, recordándole que debe realizar la compra. La automatización del envío de correos permite ahorrar enormes cantidades de tiempo.
Solución de envío de SMS masivos
Esta herramienta permite el envío masivo SMS y es un método rápido para interactuar con un gran número de personas a la vez. El software de SMS es un elemento efectivo utilizado por muchas industrias y empresas para comunicarse con su público objetivo, con el fin de difundir y publicar sus productos y servicios.
Se pueden enviar campañas de marketing de SMS masivos a los usuarios, para notificarles sobre ofertas, notificaciones, información de emergencia, actualizaciones, recordatorios de pago y mucho más.
Qué software empresarial utilizar
En el mercado existen numerosas soluciones de software para mejorar la productividad empresarial, sin embargo, no necesariamente se deben utilizar todas; cada empresa tiene necesidades y presupuestos diferentes. Lo ideal es investigar y probar diferentes herramientas, para posteriormente adoptar las que mejor se alineen a las necesidades particulares de la empresa.
