¿Qué es un conmutador virtual?
En los últimos años el término de conmutador virtual se ha extendido en el ámbito de la telefonía, existe un número creciente de proveedores de este tipo de servicio, sin embargo, es importante conocer algunos aspectos para poder comprender sus ventajas e impacto dentro de tu empresa.
Los servicios de telefonía convencional hacen uso de una infraestructura terrestre basada en la tecnología de conmutación de circuitos, por lo que requieren de un conmutador para que operen correctamente. Un conmutador, básicamente, determinar el camino físico más adecuado para establecer la conexión entre dos usuarios y su funcionamiento consta de cuatro fases: solicitud, establecimiento de la conexión, transferencia de datos, y liberación de la conexión.
Los conmutadores virtuales cumplen el mismo objetivo, es decir, establecer una conexión, pero la manera en que lo hacen es distinta y se emplean con distintos fines.
Un conmutador virtual puede definirse como un sistema de telefonía IP más avanzado que un número fijo, es posible hacer uso de él para atender llamadas o videollamadas a través de laptops, computadoras, celulares, tabletas o teléfonos fijos (tecnología IP) y así atender satisfactoriamente a quien nos contacte. De esta forma, se mejora tanto la imagen de la empresa como la calidad de la atención telefónica.
Los conmutadores virtuales no necesitan contar con un dispositivo físico, cumple las mismas funciones que el conmutador físico, con la diferencia de que se encuentra hospedado en la nube y que funciona a través de internet.
Estas características, además de economizar en espacio y compra de equipos, elimina las necesidades de mantenimiento y de un administrador que se haga cargo del enlace de las llamadas entrantes y salientes, además de que permite su instalación en prácticamente cualquier sitio, siempre y cuando se tenga acceso a internet.
Adicionalmente al ahorro de gastos operativos y de mantenimiento, se tiene mayor control sobre las llamadas pues se pueden bloquear fácilmente las extensiones, permite movilidad con las herramientas para hacer llamadas desde portales de voz desde cualquier navegador web y elimina el inventario de hardware y software requerido para la operación de los conmutadores físicos.
Ventajas de un conmutador virtual
1. Disminución de costos: Al no tener la necesidad de poseer equipos especializados que deben ser actualizados y mantenidos, la inversión que se realiza para la recepción de llamadas es prácticamente insignificante. Las llamadas son recibidas en nuestros dispositivos móviles o fijos como son las computadoras, laptops, las tabletas o los celulares. De esta forma, se ahorrará considerablemente y resultará más cómodo el servicio.
2. Adaptabilidad: Un conmutador virtual se adapta a las necesidades que la empresa quiera o necesite. Esto es algo que resulta muy importante para que la comunicación resulte impecable y permita a la empresa dar la imagen que ésta desea. Además, se pueden configurar las llamadas para que sean atendidas en cualquier lugar; por lo tanto, se genera una mejora en la calidad de la empresa debido a la respuesta inmediata.
3. Comunicación en cualquier parte: Hoy el uso de internet dentro de cualquier empresa es indispensable para que funcione correctamente, al utilizar un conmutador virtual, todos tus colaboradores podrán estar conectados estén donde estén sin perder las llamadas, lo que da como resultado una mejor imagen más profesional.
Las ventajas de la adquisición de un conmutador virtual son indudables. Pero para dejar aún más claro su utilidad, explicaré cómo se beneficia la empresa al sacar el máximo provecho con este sistema virtual:
Mejora la atención telefónica: Con el conmutador virtual, una empresa puede atender todas las llamadas, generando más confianza a los usuarios que las realizan.
Proporciona una imagen profesional: El conmutador virtual ofrece numerosas opciones que permiten personalizar el servicio. Ejemplo de ello son los mensajes de
bienvenida o el amplio menú de opciones, lo cual genera un atractivo extra en los clientes.
Mayor calidad de atención telefónica: Disfrutar de este sistema virtual proporciona movilidad y mayor flexibilidad gracias al desvío de llamadas a cualquier dispositivo. Aumentando la calidad del negocio al anular todos aquellos descuidos que con un sistema de telefonía normal podríamos tener.
Ofrece una imagen internacional: Muchas compañías que ofrecen el servicio de conmutador virtual permiten contar con un número virtual con el prefijo internacional del país de elección de la empresa, para poder así posicionarse en ese mercado. También, si una empresa tiene distintas sedes en distintos países, a través de la IP el sistema de llamadas al conmutador estará conectado. En la actualidad, tener presencia internacional resulta muy útil a la hora de que el negocio sea más exitoso, como producto del fenómeno de la globalización, de modo que esta opción es muy interesante para establecer un buen negocio.
Solución económica: Como comentábamos anteriormente, la disminución de los costos es considerable, por lo que siempre es de gran utilidad encontrar alternativas que abaraten los costos y no supongan un cierto esfuerzo económico para la compañía.
¿Cómo funciona un conmutador virtual?
Un sistema telefónico en la nube (también conocido como PBX en la nube, PBX alojado, PBX virtual y sistema telefónico alojado), funciona a través de la tecnología VoIP (Voice Over Internet Protocol). Este tipo de tecnología convierte las señales de audio analógicas en datos digitales para poder transmitirlos a través de internet.
Esta conversión facilita que una persona pueda hacer y recibir llamadas telefónicas desde cualquier lugar, porque solo necesita tener un dispositivo conectado a internet para poder realizar sus llamadas. Es importante contemplar que para poder realizar llamadas VoIP, es indispensable tener un software o hardware especial.
El proveedor del sistema de telefonía Cloud PBX es responsable tanto de alojar el equipo de PBX como de proporcionar sus servicios telefónicos, todas las llamadas, señales y funciones se manejan a través de un servidor en la ubicación física del proveedor, se puede acceder a través de una red IP.
Seguridad
En general, usar un teléfono en la nube o VoIP es muy seguro. Sin embargo, hay pasos que se pueden seguir para aumentar aún más los niveles de seguridad. Estos incluyen: verificar que el proveedor de VoIP ofrezca una conexión encriptada, implementar un firewall compatible con el protocolo de inicio de sesión (SIP) que filtre todas las llamadas entrantes en busca de cualquier contenido que ponga en riesgo su sistema.
Hacer que su personal de tecnología de la información (TI) cree un VLAN para que se realicen todas sus llamadas internas, evitando que fuentes externas las pongan en riesgo. Asegúrese de que su personal siga siendo diligente al usar sus teléfonos VoIP para que puedan evitar riesgos como el phishing de voz, también conocido como vishing.
En resumen
Un conmutador virtual es una herramienta en la nube que permite contactar a distintas áreas de una empresa a través de extensiones, se diferencia de su contraparte convencional por el ahorro de recursos y la flexibilidad que provee. Al igual que los conmutadores convencionales, un conmutador virtual permite agregar extensiones telefónicas para cada área específica de una empresa.
Se caracteriza por ser una solución integral y económica a la comunicación empresarial, su funcionamiento depende de la conexión de internet, funciona igual que la telefonía IP pero añade la opción de agregar extensiones telefónicas para mejorar la comunicación interna de una empresa y la satisfacción de los clientes, es especialmente útil para recibir y hacer llamadas fuera de la oficina.
